Case overzicht

Het iQuest systeem is ontwikkeld voor de Tornak Groep om de bestaande groepsanalyse workflow te automatiseren.

Deelnemers vullen één of meerdere vragenlijsten in, waarbij de vragen over zichzelf en over collega’s gaan. Het invullen gaat via een online web applicatie die hiervoor ontwikkeld is. Door het beantwoorden van de vragen krijgt elke deelnemer een hogere of lagere score op bepaalde dimensies (bijvoorbeeld: Initiatief, Samenwerken of Sensitiviteit). Elke deelnemer moet bovendien een aantal collega’s uitnodigen, deze collega’s vullen dan een vragenlijst in over de deelnemer.

Nadat alle deenemers de vragenlijsten hebben ingevuld volgt een groepssessie om samen met de Tornak Groep de resultaten te bespreken. Elke deelnemer krijgt een (automatisch gegenereerd) document met de resultaten in een mooi opgemaakt format. Voor het berekenen van de resultaten worden de scores van de deelnemers met elkaar vergeleken; elke deelnemer ziet dus hoe hij/zij staat ten opzichte van de groep op een bepaalde dimensie.

Doel

Het doel van het project was om een reeds-bestaande workflow (deze werd tot dan toe handmatig verwerkt) te automatiseren. Door een web-gebaseerde oplossing te gebruiken werd het proces vele malen sneller en effectiever. In plaats van een proces dat over een aantal weken verspreid plaatsvindt, is het proces nu vaak binnen dagen voltooid, van initiële uitzetting van de vragenlijsten tot en met de bijeenkomst.

Software ontwerp

Het ontwerp van het systeem bestaat uit een aantal losse modules die eenvoudig aan elkaar gekoppeld kunnen worden. Zo kan het systeem voor bepaalde situaties eenvoudig worden aangepast. Deze modules zijn:

• Vragenlijst-module (het online systeem voor de deelnemers)
• Verwerkings-module (berekent automatisch de verschillende resultaten en statistieken)
• Rapport-module (maakt automatisch PDF rapporten per deelnemer, met behulp van HTML/CSS templates)
• Notificatie-module (het automatisch versturen van uitnodigingen naar collega’s en het uitnodigen van de deelnemers bij het uitzetten van de vragenlijsten)
• Metarapport-module (Hiermee kan een beheerder rapporten maken voor een subset van de deelnemers. Met deze rapporten kunnen bijvoorbeeld de verschillen tussen mannen en vrouwen bekeken worden, of de verschillen tussen hoger- en lageropgeleiden)
• Beheer-module
• Web applicatie platform: Python, Django.

Huidige status

Het iQuest systeem wordt sinds eind 2006 met succes gebruikt. Sindsdien is het regelmatig bijgewerkt en zijn er nieuwe eigenschappen en modules aan het systeem toegevoegd. Naast groepsanalyse is het systeem ook gebruikt voor een aantal andere sessies (bijvoorbeeld voor jongerenwerkers in de gemeente Rotterdam). Ongeacht de sessie leiden de resultaten elke keer opnieuw tot nuttige discussies onderling en meer inzicht in de methodes van de verschillende deelnemers.